A gestão de estoques é, sem dúvida alguma, uma dos maiores focos de preocupação dos gerentes e analistas de logística. Quando a informação não é confiável, é desencadeado um preocupante e desgastante processo interno, afetando o planejamento de vendas e produção e a relação entre os diversos departamentos envolvidos.
Quem é responsável pelo inventário na sua empresa Você conta com uma equipe dedicada para essa finalidade ou utiliza parte do horário de sua equipe operacional – conferentes, operadores de empilhadeira, pickers e auxiliares operacionais para as contagens
Por outro lado, é muito difícil manter pessoas exclusivamente dedicadas a contagem motivadas por muito tempo. Trata-se de uma tarefa rotineira e desgastante, devido às interações com outros profissionais e departamentos. Daí a importância de vincular desempenho a premiações em dinheiro. Nesse caso, em particular, os resultados alcançados são excepcionais.
Você não alcançará bons indicadores de acuracidade apenas realizando o inventário físico geral. Indicadores acima de 97 por cento somente serão obtidos com a prática do inventário cíclico ou rotativo.
Abaixo recomendo algumas medidas para manter seus estoques sob controle, que passam necessariamente pelo trinômio pessoas – processos – tecnologia. Não há como obter uma solução efetiva abordando apenas um dos três componentes dessa fórmula de sucesso. É imprescindível trabalhar as três frentes simultaneamente.
Pessoas
Muitos argumentam que ter um efetivo dedicado apenas às contagens representa um custo ou despesa desnecessário. Será Para efeito comparativo não considere apenas a diferença entre o físico e o contábil, mas também o impacto em vendas gerado por pedidos incompletos ou entregas não realizadas, diminuição na receita em função da perda de Clientes, avarias, gastos com re-entregas, indenizações na justiça, penalidades financeiras impostas pelos Clientes, horas paradas na linha produtiva, custos com setups em maquinários e as horas perdidas nas intermináveis reuniões de “caça aos culpados” e na preparação e resposta aos inúmeros e-mails internos.
Mulheres praticam melhores contagens do que os homens, dado o seu cuidado e nível de detalhe. O ideal, é claro, não é ter uma equipe apenas de homens ou mulheres, mas uma equipe mista, contrabalançando o que cada um tem de positivo.
Processos
Muitas empresas acreditam ter implantado uma sistemática de inventário rotativo, ao realizar contagens semanais ou mensais, quando na verdade, o inventário rotativo é realizado diariamente, com base em critérios previamente estabelecidos, normalmente em função da classificação do item na curva ABC em função de volume, giro ou popularidade.
Itens A devem ser contados com maior frequência, podendo ser diário, semanal e no mínimo mensal. Itens B podem ser contados de 4 a 12 meses por ano, em frequências que variam desde um mínimo mensal até um máximo trimestral. Os itens C são normalmente contados de 1 a 3 vezes por ano. Dependendo da quantidade, podem ser desdobrados em uma outra classificação, conhecida por D, que representa 40 por cento a 60 por cento dos itens que respondem por apenas 1 por cento a 3 por cento da movimentação total. Esses itens D podem ter uma frequência de contagem anual.
Definida a frequência, outra importante decisão refere-se à forma de contagem normal ou cega A contagem normal é a preferida do pessoal operacional, mas não previne a má fé dos contadores. A contagem cega normalmente não conta com a adesão do pessoal e é mais lenta, portanto, teremos menos itens sendo contados quando comparado com a contagem normal. Ambas tem vantagens e desvantagens, por isso, é importante ter muito claro quando e em qual situação utilizar uma ou a outra.
Para garantir indicadores ainda mais confiáveis, algumas empresas adotam auditorias paralelas, realizando, por exemplo, auditorias de endereços, auditorias de posições vazias, auditorias de materiais devolvidos, entre outros.
Seja qual for a sistemática de contagem adotada, é importante que os processos estejam formalizados e que sejam de conhecimento de todos os integrantes da equipe operacional. Também é importante definir as responsabilidades de cada cargo ou função no processo de inventário.
Também recomendamos que pelo menos três indicadores de desempenho sejam utilizados para a gestão do processo, envolvendo o percentual de boas contagens, as diferenças líquidas ou absolutas em quantidades e as diferenças líquidas ou absolutas em Reais.
Por fim, o processo de inventário rotativo exige a realização de investigações a cada erro encontrado. Sua equipe está capacitada na utilização de ferramentas como PDCA, 5W2H, DMAIC, entre outros
Tecnologia
Sistemas devem ajudar e não atrapalhar. Sistemas devem ser flexíveis para se ajustar à melhor configuração de processos e não ao contrário, não podemos ou devemos adequar os processos a um engessado e complexo sistema. A isso chamamos aderência. Seus sistemas informatizados são aderentes aos processos
Análise cuidadosamente as funcionalidades relacionadas ao processo de gestão do inventário.
Seu sistema gera uma relação diária de itens a serem contatados, levando em consideração a curva ABC
Se por algum motivo o item não foi contado, o sistema informa a pendência existente
O sistema auxilia no cálculo dos indicadores de desempenho relacionados à gestão do inventário ou isso tem que ser realizado paralelamente, em planilhas Excel
Se o item alterar a classificação na curva ABC, isso é atualizado automaticamente ou é preciso alterar o status do item em seus parâmetros gerais.
Fonte: Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda.
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